Välj ditt land för kommersiell och lokal information

Förenkla hanteringen av förarnas arbetstider!

Lastbilschaufför som rapporterar sin arbetstid med Vehco.
arbetstidsraportering_se_v1.pdf

Fyll i nedan information för att ladda ner dokumentet

loneadministration_se_v1.pdf

Fyll i nedan information för att ladda ner dokumentet

Smidigt verktyg för rapportering och uppföljning av förarens arbetstider
Betala rättmätiga löner och traktamenten till förarna
Effektivisera arbetsdagen genom att följa upp all tid utanför körning
Säkerställ en korrekt och effektiv process för arbetstidsrapportering och löneadministration

Förarnas löner utgör en stor del av den totala transportkostnaden, ofta upp tiil 35-40 %. Det är därför viktigt att inrapporterad tid stämmer överens med utfört arbete. Dessutom bör det vara enkelt för förarna att rapportera tider korrekt samt att det är smidigt att administrera löneunderlaget innan det går till utbetalning. Vehcos lösning för arbetstidsrapportering är uppdelad i 3 delar

  1. Förarens rapportering av sin arbetsid
  2. Transportledarens kontroll och godkännande av arbetstider i Weboffice
  3. Administration av kontarkt och export av underlaget till lönesystem

Vehcos process för arbetstidsrapportering och löneadministration

Bild som visar de huvudsakliga stegen vid tidsrapportering och löneadministration i Vehcos system.

 

I tjänsten Arbetstidsrapportering ingår första delen ovan vilken inkluderar funktionalitet för förarens rapportering i fordonet samt 6 rapporter för transportledningen enligt nedan. 

Förarens rapportering av arbetstid 

Föraren rapporterar skiftets start, slut och raster via en pedagogisk och lättanvänd tjänst för arbetstidsrapportering.

Registrering av arbetstid via Vehco

Bild som visar exempel på hur föraren kan registrera sin arbetstid via sin telefon, i en surfplatta eller fast skärm (Vehco Vision).

Vid rapportering av arbetstiden för ett vanligt skift genomför föraren följande steg:

  1. Aktiviteten ”Skift start” används för att markera arbetstidens start (Skiftet kan vara en eller flera dagar)
  2. Aktiviteten ”Skift slut” används för att markera arbetstidens slut (Arbetstiden kan spänna över flera dagar, men är då avbruten av viloperioder)
  3. Raster från färdskrivaren dras av automatiskt från arbetstiden (Gäller även manuellt rapporterade raster, dygnsvila eller veckovila)

Ordinarie arbetsdagar rapporteras med

  • Start och slut av skift
  • Raster
  • Start och slut av traktamente
  • Arbete utanför fordonet (utbildning, möte, transport till/från arbetet)
  • Frånvaro (Semester, sjukdom, VAB, permission, föräldraledighet… osv.) rapporteras i efterhand.

I systemet kan föraren se en översiktlig bild över sitt senaste skift. Översikten summerar arbetstiden och den obetalda tiden (raster mm) och ger föraren möjligeten att justera skiftstart och skiftslut, befinliga raster samt att lägga till nya raster.

Översikt över förarens arbetstid genom Vehco
 

Beräkning av traktamente

Traktamente räknas mellan aktiviteterna ”skift start” och ”skift slut” för en resa. Övernattning i hytten måste rapporteras med aktiviteten  dygnsvila”. Passering av landsgränser rapporteras med aktiviteten ”Gränsövergång".

Arbete utanför fordonet

Arbete utanför bilen kan i efterhand rapporteras av föraren, t ex i form av Möte eller Utbildning. OBS! Frånvaron måste av föraren rapporteras i den bil som den skall tillhöra. Föraren behöver rapportera Korrekt startdatum och starttid, Korrekt slutdatum och sluttid och Eventuell kommentar om något behöver förtydligas. Även transportplaneraren kan rapportera kortare, eller längre tids frånvaro.

Koppling till färskrivare

I de fall där fordonets färdskrivare är uppkopplat till Vehco genom vår fordonsdator Vehco Connect ges möjligheten att jämföra de tider som rapporterats av föraren med de tider som har registrerats av färdskrivaren. Genom kopplingen till färdskrivaen underlättas arbetstidsrapporteringen då föraren blir inloggad och skiftet startar i samband med att förarkortet förs in i färdskrivaren. Händelserna i färdskrivaren (raster, annat arbete mm) registeras då automatiskt. På kontoret kan transportledningen kontrollera manuellt rapporterad arbetstid med de tider som kommit från färdskrivaren.

Rapporter för analys av arbetstider i Weboffice

Efter att förarna rapporterat sina tider, eller att tiderna automatiskt registrerats av färdskrivaren, skickas de in till Weboffice. I Weboffice kan transportledningen granska tider, raster och annat arbete via 3 rapporter baserade på manuell rapportering och 3 rapporter baserade på automatisk registrering, se nedan. 

  Automatisk, inloggningsbaserad (av färdskrivaren) Manuell, skiftbaserad (av föraren)
Detaljerad arbetstidsrapport Visar varje rapporterat arbetspass, baserat på automatiskt skapade Inloggnings- och Utloggnings-aktiviteter Visar varje rapporterat arbetspass, baserat på manuellt skapade Skift-start och Skift-slut aktiviteter
Summerad arbetstidsrapport, enskild förare Visar summering för en förare, baserat på automatiskt skapade Inloggnings och Utloggningsaktiviteter. En rad per dag, en förare per rapport/sida. Visar summering för en förare, baserat på manuellt skapade Skift-start och Skift-slut aktiviteter. En rad per dag, en förare per rapport/sida.
Summerad arbetstid, flera förare  Visar en summering för flera förare, baserat på automatiskt skapade Inloggnings- och utloggnings aktiviteter. En rad per förare för hela tidsperioden. Visar en summering för flera förare, baserat på manuellt skapade Skift-start och Skift-slut aktiviteter. En rad per förare för hela tidsperioden.

Tabell som visar de 6 olika rapporter som finns tillgänliga i Weboffice för hantering av förarnas arbetstider.

 

Summerad arbetstidsrapport, Vehco Weboffice

Bild som visar exempel på rapport för summerad arbetstid, flera förare i Weboffice

 

Granskning, justering och export av löneunderlag till lönesystem 

Funktioner för granskning, justering och export till lönesystem erbjuds genom Vehcos modul för löneadministration alternativt så sker dessa aktiviteter i ett externt system, som exempelvis transPA.Slutligen sker löneutbetalning, exempelvis genom lönemodul i affärssystem som Hogia Lön. Läs mer om denna funktionalitet i tjänsten Löneadministration.

 

Vehco Play 
Kompatibilitet 
Vehco Mobile
Vehco Connect
Vehco Vision

Transportföretag har mycket att vinna på att ha en effektiv och säker process för förarnas arbetstidsrapportering.Det första steget är att digitalisera processen så att förarna kan ange sina tider och sedan skicka in dem i samband med skiftet. Ofta tillåter systemet att förarna kan ange start- och sluttid +/- x min (innan respektive efter att körning skett) för att ta höjd för arbete som skett utanför fordonet. I steg 2 kontrollerar transportledningen förarnas tider. Ett vanligt önskemål är att kunna jämföra de tider som rapporterats av föraren med de tider som har registrerats av färdskrivaren. Om färdskrivaren kopplas upp till systemet genom en fordonsdator (t ex Vehco Connect) kan transportledaren i jämföra färdskrivartider med de tider som är angivna av föraren. Genom steg 3 skapar administratören en exportfil och underlaget skickas till lönesystemet. Det är vanligt att transportföretag använder flera olika system för hanterning av förarnas arbetstider och lönehanteringen. Vehco erbjuder detta genom ett och samma system.

Håll dig uppdaterad genom att få nyhetsbrev, de senaste blogginläggen samt inbjudningar till våra webinars
Se filmer som beskriver Vehco, våra lösningar och hur våra kunder använder våra system