Välj ditt land för kommersiell och lokal information

Arbetstidsrapportering och löneadministration i ett och samma system!

loneadministration_se_v1.pdf

Fyll i nedan information för att ladda ner dokumentet

arbetstidsraportering_se_v1.pdf

Fyll i nedan information för att ladda ner dokumentet

Full kontroll över hanteringen av förarnas löner
Betala rättmätiga löner och traktamenten till förarna
Både granskning, justering och export av lönefil i samma system
Ersätter behovet av ett externt system för löneadministration
Lättare att komma till rätta med problem och avvikelser
Gör det enkelt att ta full kontroll över lönehanteringen!

Förarnas löner utgör en stor del av den totala transportkostnaden, ofta upp tiil 35-40 %.Det är därför viktigt att inrapporterad tid stämmer överens med utfört arbete. Förarna skall ha sin rättmätiga lön samtidigt som det ju ligger i bolagets intresse att inte betala ut för mycket i lön då det ju har stor påverkan på företagets lönsamhet. Dessutom måste processen att rapportera tider vara smidig samtidigt som det är enkelt att granska, justera (vid behov), attestera och generera löneunderlaget före export till lönesystem.

Vehcos 3-stegsmodell för arbetstidsrapportering och löneadministration

Vehco stödjer 3 olika steg i processen att rapportera arbetstider, granska och justera dem samt för att ta fram löneunderlag. Se nedan.

Vehcos process för arbetstidsrapportering och löneadministration

Bild som visar de huvudsakliga stegen vid tidsrapportering och löneadministration i Vehcos system.

Vehcos modul för löneadministration gör det möjligt att exportera en rapport med förarnas arbetstider i enlighet med transportavtalet. Genom att anpassa rapporten med rätt lönekoder kan den direkt importeras till det lönesystem som används hos transportbolaget. På detta sätt förenklas administrationen och möjliggör full kontroll i ett och samma system. De funktioner som ingår i tjänsten Löneadministration beskrivs kortfattat nedan. För mer information om det första steget ovan, se tjänsten för Arbetstidsrapportering. 

 

Kontroll och godkännande av arbetstider i Weboffice

De tider som förarna rapporterat, och de händelser som registrerats från färdskrivaren, skickas in till kontoret för granskning av transportledaren enligt följande steg och enligt bilden nedan.

  • Analys av förarens tidsrapport i tidslinjen
  • Justering av eventuella fel
  • Komplettering av information om arbetet är schemalagt
  • Preliminär beräkning av de viktigaste löneparametrarna
  • Godkännande av arbetsdagen

Efter att lönen är granskad och godkänd, skickas informationen vidare för export till lönesystemet enligt nedan.

 

Skapa ett kontrakt per kontraktstyp och ange startdatum

För att kunna räkna ut förarnas korrekta lön krävs att de är kopplade till ett kontrakt. Exempel på kontraktstyper som baseras på Transportavtalet är avtalen

  • 3.4 (olika måltidsersättning – olika kontrakt)
  • 3.5b (olika veckoarbetstid – olika kontrakt)
  • 3.6 (olika månadsarbetstid på samma månad-olika kontrakt).

Kontrakshantering för förare i enlighet med transportavtalet

Bild som visar exempel på skapat avtal/kontrakt i modulen för Löneadministration.

Innan avtalen kan börja användas krävs att startdatum anges för respektive avtal.

 

Knyta rätt förare till kontrakten

Alla förare måste vara knutna till något kontrakt och en förare kan bara vara knutet till ett kontrakt i taget. Ett kontrakt kan för en förare ersättas av ett nytt med senare startdatum. Det föregående kontraktet gäller då till dagen innan. En förare kan endast byta kontraktstyp i samband med byte av löneperiod.

Bild som visar hur löneadministratören kan knyta rätt förare till rätt avtal.

 

Export av löneunderlag till lönesystem

För att exportera en lönefil från Vehcos modul för löneadministration till lönesystemet går administratören in i modulen ”Rapporter” och väljer någon av rapporterna i kategorin ”Arbetstid”, exempelvis rapporten ”Arbetstid/Traktamentes-export till lönesystem”. Följande steg utförs sedan

  1.  Välj förare
  2. Välj tidsperiod (alltid hel kalendermånad)
  3. Skapa rapport
  4. Se resultat per förare i Rapportdata-fältet
  5. Åtgärda ev. fel och gör om
  6. Importera den färdiga filen i lönesystemet (kräver att filen anpassats så att lönesystemets lönekoder används) 

Exempel på skapat avtal/kontrakt i modulen för Löneadministration.

Bild som visar exempel på rapport i Weboffice för export till lönefil.

För att förenkla det arbetet kan administratören lägga upp ett bokmärke för ”föregående månad” på de rapporter som är återkommande.

Rapporten med arbetstider importeras sedan till befintligt lönesystem som i sin tur genererar en lönefil som skickas till bank för utbetalning.

Anpassning av lönekoder för smidig import till lönesystem

För att importen av löneunderlaget skall gå smidigt krävs att rätt lönekoder används och att formatet på exportfilen överensstämmer med lönesystemets. Detta innebär att ett mindre anpassningsprojekt behöver genomföras innan driftsättning kan ske. 

 

 

Vehco Play 
Kompatibilitet 
Vehco Mobile
Vehco Connect
Vehco Vision

Vad är löneadministration?

Transportföretag har mycket att vinna på att ha en effektiv och säker process för förarnas arbetstidsrapportering och löneadministration. Det första steget är att digitalisera processen så att förarna kan ange sina tider i eller utanför fordonet och sedan skicka in dem i samband med skiftets slut. Ofta tillåter systemet att förarna kan ange start- och sluttid +/- 30 min (går att ställa in) för att ta höjd för arbete som skett utanför fordonet. Det är vanligt att man kopplar upp färdskrivaren så att även händelserna i den (körning, paus, annat arbete) kan användas för tidsrapportering och löneutbetalning. I steg 2 kontrollerar transportledningen förarnas tider. Ett vanligt önskemål är att kunna jämföra de tider som rapporterats av föraren med de tider som har registrerats av färdskrivaren. Om färdskrivaren kopplas upp till systemet genom en fordonsdator (t ex Vehco Connect) kan transportledaren i jämföra färdskrivartider med de tider som är angivna av föraren. Genom steg 3 skapar administratören en exportfil och underlaget skickas till lönesystemet. Det är vanligt att transportföretag använder flera olika system för hanterning av förarnas arbetstider och lönehanteringen. Vehco erbjuder detta genom ett och samma system.

Håll dig uppdaterad genom att få nyhetsbrev, de senaste blogginläggen samt inbjudningar till våra webinars
Se filmer som beskriver Vehco, våra lösningar och hur våra kunder använder våra system