Välj ditt land för kommersiell och lokal information

Inspiration till
smarta transporter

Nyheter, trender och erfarenheter inom IT och transporter från Vehco

Boka in höstens höjdpunkt

Vehco Kundträff på Lidingö 23-24 sept

Anmäl er här!

Avskaffa transportsedlarna och inför digital hantering av köruppdrag och transportorder

Transport och IT

Dagens lastbilstransporter är bättre organiserade och mer effektiva än någonsin. Ändå uppstår fel. Misstag uppstår mellan transportledning, förare och slutkunder. Adresser blir fel, tider missuppfattas, referensnummer stämmer inte och det blir förseningar i alla led.  

Transportföretag lägger idag ned mycket arbete på hantering av order och uppdrag. Digital hantering av köruppdrag och transportorders eliminerar många misstag och korrigerar desto fler misstag när de väl uppstår. När föraren får all information direkt ut i fordonet hamnar rätt verktyg hos rätt person: hos personen som har störst möjlighet att lösa problemet. Chaufförerna uppskattar dessutom att få veta vad de skall köra nästkommande dag och de känner större trygghet och uppskattning. Den informationen är lättare att distribuera i ett digitalt system.  

Skapa order direkt i fordonet

Det finns system på marknaden idag som medger att man skapar köruppdragen direkt i fordonet, t ex mallorder administrerade av föraren. Denna möjlighet är viktig inom exempelvis anläggningstransporter. Många förare kör för fasta kunder på ett stadigvarande uppdrag eller fasta slingor. Då behöver inte transportledning skicka ut ny arbetsorder varje gång. Istället registrerar föraren köruppdraget eller arbetsordern direkt från sin skärm i fordonet eller sin mobila enhet (t ex App i en surfplatta, telefon eller PDA). Sedan körs hela arbetsflödet igenom, t ex lastning, körning, lossning och avslutas med leverans och kundens signering. Det finns normalt tre sätt att skapa orders i fordonet

  1. Kopiera befintlig order och ändra/uppdatera den
  2. Använda mall
  3. Skapa ny order

Det är i regel svårt att skapa order från start då detta kräver kunskap om minimiinnehåll, kunskap om kundnummer och kunskap om prislista. Därför finns det stora fördelar om användaren i fordonet kan kopiera befintlig order eller använda mall.

Transportledningen inspekterar sedan ordern när den kommer in och skickar den vidare till fakturering. Tidsbesparingen kan vara avsevärd, berättar Tord Hansson som är ansvarig för IT och affärsstöd på Göteborgs Lastbilscentral.

”Jämfört med vanlig hantering, tjänar vi 4,5 minut per order. Förra året hade vi 5000 mobila mallorder. Det blir 22 000 minuter - 275 timmar eller nästan 7 arbetsveckor. Dessutom förkortar vi våra ledtider. Vårt snitt är idag två dagar. Manuellt hanterade order tar upp till tio dagar.”

Med ett dynamiskt orderhanteringssystem, kan föraren lösa problem på plats eller förhindra att de förvärras. Nyckelinformation måste registeraras i fordonet eller den mobila enheten (digitalt) innan uppdraget kan slutföras. På så sätt säkerställs att all information som krävs för fakturering inhämtas under uppdraget och man slipper försöka göra det i efterhand. På så sätt minskar ett digitalt transportordersystem misstagen och kunden får de underlag som efterfrågas. Det skapar säkrare och tydligare faktureringsunderlag.

Orderhanteringens komplexitetstrappa

Transportbolag har givetvis olika krav på hur komplex orderfunktion man efterfrågar. Nedan följer exempel på olika nivåer av komplexitet avseende transportorders.

  1. Föraren återrapporterar endast status på uppdraget, som är fixt från transportledningen
  2. Föraren kan dessutom ange avvikelser och ändra befintlig information
  3. Föraren tillåts lägga till information på befintligt uppdrag
  4. Föraren skapar egna uppdrag mot befintlig kund
  5. Föraren skapar helt egna uppdrag mot ny kund

Varje steg ökar komplexiteten, och därmed kravet på smidiga funktioner!

En sk. ”wizard” minimerar antalet knapptryckningar vid många likadana order samt gör det möjligt att säkerställa att obligatorisk information måste registreras innan ordern kan slutföras.

Inlärningsfunktion för att förenklar användningen och minskar risken för fel

För att underlätta användningen och minska misstagen för föraren kan systemet erbjuda sk. Inlärning, dvs systemet lär sig det som skickas till enheten (t ex Kunder, Godskoder och Littera). Inlärningen rensas automatiskt efter viss tid eller visst antal poster. Informationen kan sedan användas för att komplettera andra order

Fördelar med inlärning:

  • Kan initialladdas (precis som push-down)
  • Uppdateras automatiskt över tiden
  • ”Intelligent” vilket minskar administrationsbehovet

Snabbare fakturering

En annan stor fördel är att transportföretaget kan fakturera det utförda arbetet direkt efter att föraren tryckt ”utförd”. För många transportbolag som övergått till digital uppdragshantering har det inneburit att man nu kan minska tiden från utfört uppdrag till betald faktura med flera dagar, och i vissa fall veckor. Detta innebär att man som transportbolag kan minska det bundna kapitalet vilket verkar positivt på resultatet.

På marknaden idag erbjuds olika typer av system för digitala transportorders. De flesta transportledningssystem (TMS) erbjuder någon form av mobilapp som ”förlänger” transportledningssystemet till de mobila användarna (förarna). Ett annat alternativ är att koppla ihop mobildatasystemet med ett transportledningssystem. Denna lösning är vanlig i de fall transportbolaget önskar en bredare uppsättning funktioner ute i fordonet, och framförallt då man vill använda kördata från fordonet till i sin ordertjänst (exempelvis för fakturering). 

Digital transportsedel för att undvika papperhantering

Många slutkunder kräver fortfarande en transportsedel i samband med leverans. Detta är ofta onödigt och kan exempelvis lösas genom att en digital transportsedel skickas till kunden när uppdraget slutförts. En PDF-fil som skapas då när en order sätts till avslutad i ordertjänsten. Den digitala fraktsedel innehåller då orderinformation och digital signatur om sådan finns och är kopplad till ordern. Oftast brukar man sedan tillhandahålla den PDF-filen på kundwebben (som är kopplad till ordern i TMS).

 Exempel på nyttiga funktioner i system för digitala transportorders

  • Enkel översikt över ordrarna och deras status
  • Order kan presenteras på olika sätt för föraren beroende på typ av verksamhet (t.ex. om det rör sig om Container/Miljö, Slamsugning, Fjärrtrafik, Distribution, Anläggning)
  • Tvingande återrapportering för att byta status
  • Ställbara automatiska sorteringsordningar
  • Användardefinierad sorteringsordning
  • Ställbara automatiska borttagningstider beroende på status
  • Anslutning av kvittoskrivare
  • Wizard-funktionalitet (se ovan)
  • Skrivskyddade fält
  • Orderhistorik
  • Återrapportering mängd med +/- knapp eller tangentbord, Återrapporteringsfunktion med valbara listor för t.ex skapa orderrad/materialplats osv.
  • Förenklingsfunktion för att ange kommatecken
  • Spara position, klockslag etc. på fält i order
  • Låta en händelse (statusändring) i orderflödet spara en position
  • Ställbart positioneringsintervall beroende på händelse i order

 

Fördelar med ett datorbaserat system för transportorders 

  • Förare och transportledning har samma information samtidigt
  • Statusuppdatering i realtid
  • Minimerad risk för fel och missförstånd
  • Obligatorisk registrering av nyckelinformation innan order kan slutföras
  • Automatisk insamling av data från fältet till affärssystemet
  • Färre telefonsamtal
  • Omedelbar fakturering
  • Stöd för att skapa egna ordrar från fältet
  • Digital signatur direkt på tryckkänslig skärm
  • Orderhistorik med koppling mot central databas

 Hur skall man gå till väga?

Vidareutveckla arbetsprocessen hur era transportuppdrag distribueras till åkarna.Implementera ett transportledningssyetm (om det inte finns sen tidigare). Implementera digital hantering av ordrarna ute i fordonen genom att koppla ihop systemet med ditt mobildatasystem (FMS) eller använd transportledningssystemets tillhörande app (om sådan finns).

digitalt orderhanteringssystem, exempelvis genom att . För maximal effektivitet, anslut ditt  FMS med transportledningens ERP-system.

Håll dig uppdaterad genom att få nyhetsbrev, de senaste blogginläggen samt inbjudningar till våra webinars
Se filmer som beskriver Vehco, våra lösningar och hur våra kunder använder våra system