Välj ditt land för kommersiell och lokal information

Inspiration till
smarta transporter

Nyheter, trender och erfarenheter inom IT och transporter från Vehco

Boka in höstens höjdpunkt

Vehco Kundträff på Lidingö 23-24 sept

Anmäl er här!

7 tips vid införande av system för Fleet Management hos transportföretag

IT-Strategi

Med jämna mellanrum står de flesta transportföretag inför frågan om man skall investera i ett system för Fleet Management (fordonsdatorer/vagnparkshantering) eller om man skall förnya det system som man redan använder. Här är några tips för att effektivt hantera denna förnyelse och genomföra projektet framgångsrikt.

1. Tillsätt en projektledare
För det första är det viktigt att identifiera och utse en projektledare som kommer att leda och samordna arbetet. Syftet är att centralisera all information om det går för att säkerställa ett bra projekt. Ge projektledaren befogenhet att undersöka befintliga lösningar, analysera verksamheten och identifiera eventuella funktioner eller processer som fungerar mindre bra och som "ingen ser." Ibland använder sig åkerier av en extern konsult för denna roll. Detta har fördelen att det är en "neutral" person, men självklart beror detta på den specifika situationen i ditt företag.

2. Börja med en analysfas
Kanske du inte är helt nöjd med din nuvarande lösning för Fleet Management. Men innan man bestämmer sig för att byta ut systemet bör man göra en analys av vad som finns på marknaden. Detta gör att du kan identifiera de olika aktörerna och avsätta tid för att objektivt bedöma om en förändring av leverantören garanterar en mer lämplig lösning på dina behov.
Denna fas av analysen bör inriktas på marknaden och den interna miljön. Fokusera på dina behov, det är alltid bra att identifiera de olika kategorierna av personer som använder mobildatasystemet i företaget: inte bara förarna utan även personer som hanterar löner, arbetstider, ekonomisk uppföljning och transportledning i allmänhet. Beakta dessa personers syn på befintliga arbetssätt och dess brister och du kommer att göra en bedömning baserad på de verkliga behoven i din verksamhet.

Slutligen är det också viktigt att analysera din befintliga systemlösning. I allmänhet utnyttjas inte alla funktionerna i ett datorprogram av användarna. Så det kan vara så att du har investerat i funktioner som du inte har nytta av. I en sammaställning får du en objektiv bild av den aktuella lösningen och om hur den används. Kom ihåg att noga överväga alla aspekter av mobildatasystemet; den programvara som används av din kontorspersonal, eventuell integration med TMS (transportledningssystem), fordonsdatorer och förarnas användargränssnitt.

Med denna marknadsanalys, utvärdering från användarna av ditt nuvarande system, kommer du att ha de viktigaste variablerna för "din ideala lösning." Återigen, om du inte har den kompetens inom ditt bolag, kan det vara värt att anlita en teknisk expert eller en extern konsult för en ordentlig analys av era behov.

3. Skriv en specifikation
När du definierar ditt företags behov, rekommenderar vi att du alltid skriver specifikationer. En specifikation har fördelen att formalisera dina behov. Svar från olika kontaktade leverantörer som sammanställs i samma dokument, blir alltid lättare att jämföra. Det har också den fördelen att du måste dokumentera sammanhang av de förväntade resultaten och omfattningen av projektet samt se till att alla har samma syn på projektet internt. Det kommer att fungera som en avtalsreferens till projektledaren.

Exempel på rubriker i din specifikation kan vara

-       Externa krav (exempelvis från kunder och partners)

-       Interna krav (för optimering av verksamheten, uppföljning, rapportering, drift/ förvaltning)

-       Nyckelprocesser som lösningen skall stödja (krav på input/output)

-       Beskrivning av nuvarande lösning (om det finns en sådan) och dess eventuella brister och fördelar

-       Önskemål på ny lösning utöver det som ev. finns idag

-       ROI-kalkyl (return on investment)

-       Kravspecifikation för upphandling

-       Sammanställning av tänkbara leverantörer och dess lösningar (gärna en matris där det framgår vilka funktioner som erbjuds). Ange funktioner som måste uppfyllas och vad som är önskemål.

 4. Bedöm värdet av att byta lösning eller investera i en ny lösning

Innan ni fattar beslutet att byta utrustning, råder vi dig att studera fördelarna av sådan förnyelse. Är det en objektiv analys av fördelarna med det nya systemet? Kommer det att bli ekonomiskt lönsamt? Vad ROI kan du förvänta de nya funktionerna? När kommer avkastning på investeringen?

5. Skapa en styrgrupp för valet av leverantör
När du når fasen för analys av svaren på anbudsinfordran, är det viktigt att skapa en arbetsgrupp inför valet av leverantör. Helst ska det ingå företrädare från de olika användarna av mobildatorlösningen för drift, förare och ledning. Således garanterar du ta tillvara de olika behoven av dina företagstjänster.

6. Konsultera andra transportörer & referenser
Det är alltid bra att se vad som händer på andra håll. Kontakta andra transportörer för information om deras fordonsdatorsystem, deras problem och deras lösningar. Detta kommer också att hjälpa dig att bättre bedöma anbud från potentiella leverantörer. Det kommer att bli lättare att göra ett val om du har en chans att dra nytta av synpunkter och kritik från någon som har erfarenhet. Fråga potentiella leverantörer om deras referenser som är relevanta för dig!

7. Samordna installation och utbildning
Vi rekommenderar alltid en mycket snabb övergång. En kort övergång mellan gamla och nya lösningen kommer att hjälpa dig att undvika fel. Således är det ofta mer effektivt att använda en extern tjänsteleverantör som kan installera dina fordonsdatorer under en kort tid, gärna några dagar-veckor om möjligt.
Kom ihåg att planera utbildningen av användare parallellt. Helst måste förarna, operatörerna och systemägarna vara färdigutbildade i slutet av installationsfasen för att kunna arbeta direkt med den nya lösningen för att inte tappa tid

Håll dig uppdaterad genom att få nyhetsbrev, de senaste blogginläggen samt inbjudningar till våra webinars
Se filmer som beskriver Vehco, våra lösningar och hur våra kunder använder våra system